Análisis de riesgos en proyectos y herramientas para facilitarlo | #38 Introducción a la gestión de proyectos

El análisis de riesgos ayuda a aumentar las posibilidades de finalización exitosa de un proyecto. Pero, ¿qué tipos de riesgos pueden amenazar un proyecto? ¿Qué herramientas emplear para identificarlos a tiempo?

Análisis de riesgos – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Tipos de riesgo en proyectos
3. Riesgos técnicos
4. Riesgo de recursos
5. Riesgos del entorno empresarial
6. Herramientas de análisis de riesgos
7. Diagrama de Ishikawa
8. Matriz de riesgos
9. Resumen

Introducción

El análisis de riesgos es un componente clave de la gestión de proyectos porque permite:

• identificación,
• evaluación y
• respuesta a riesgos potenciales, cuya omisión podría hacer fracasar todo el proyecto.

Según el informe de 2021 del Project Management Institute (PMI), casi la mitad de los proyectos no logran alcanzar sus objetivos, y más de la mitad están retrasados o sobre presupuesto.

Tipos de riesgos en proyectos

Los tres riesgos más comunes que afectan la mayoría de los proyectos de las empresas son:

• Riesgo técnico – se refiere a problemas relacionados con software, hardware o procesos que pueden impedir la implementación del proyecto
• Riesgo de recursos – incluye problemas relacionados con la disponibilidad de recursos, como empleados, presupuesto o tiempo
• Riesgo del entorno empresarial – se refiere a problemas como cambios en regulaciones o competencia.

Veamos más de cerca cada uno de ellos para ver cómo identificar, analizar y responder a cada tipo de riesgo.

Riesgos técnicos

Para identificar y analizar eficazmente los riesgos técnicos, es necesario realizar un análisis detallado de las especificaciones técnicas del proyecto respondiendo a estas preguntas:

• ¿Qué tareas requerirán el uso de tecnología innovadora?
• ¿La organización tiene un equipo para desarrollar, implementar y operar la parte tecnológica del proyecto? Si no,
• ¿Qué proveedor de soluciones elegir y cómo formular un contrato con los contratistas?

También se debe realizar un análisis de riesgos basado en escenarios para detectar problemas potenciales y sus consecuencias. Para minimizar los riesgos técnicos, preste especial atención al control de calidad en el proyecto y prevea pruebas y mantenimiento regulares. También se puede considerar un plan de contingencia. El Gerente de Proyecto también debe mantenerse al tanto de las innovaciones tecnológicas y consultar con expertos en el campo en el que se está implementando el proyecto.

Riesgos de recursos

Minimizar los riesgos de recursos requiere un análisis de la disponibilidad de especialistas y trabajadores calificados, la disponibilidad real del presupuesto y el tiempo para la ejecución ininterrumpida de tareas.

Al analizar este tipo de riesgo, el Gerente de Proyecto debe hacerse las siguientes preguntas:

1. ¿La organización tiene suficientes especialistas en áreas clave del proyecto, como programación, diseño o financiamiento, por ejemplo?
2. ¿Existen procedimientos y herramientas adecuadas para la gestión de recursos, como planificación de recursos o informes?
3. ¿El presupuesto del proyecto incluye suficientes fondoss para reclutar o subcontratar recursos según sea necesario?

Riesgos relacionados con el entorno empresarial

Los riesgos empresariales están principalmente relacionados con la aparición del desarrollo dinámico de la competencia. También pueden referirse a nuevas regulaciones que afectan el presupuesto o el cronograma del proyecto. Buenos ejemplos son la necesidad de certificación de soluciones o procedimientos oficiales que preceden la introducción del resultado al mercado o la necesidad de continuar con el proyecto.

Las preguntas de muestra que pueden ayudar al Gerente de Proyecto a analizar los riesgos empresariales son las siguientes:

1. ¿Estamos al tanto de posibles cambios regulatorios en la industria en la que opera nuestro proyecto?
2. ¿Hemos analizado las amenazas potenciales de los competidores, como nuevos productos o servicios?
3. ¿Tenemos un plan de contingencia en caso de cambios adversos en el entorno empresarial, como una disminución en la demanda de nuestro producto o servicio?

Herramientas de análisis de riesgos

Para el análisis inicial de riesgos, un SWOT ampliamente aplicado funcionará bien. Sin embargo, al realizar un diagnóstico exhaustivo de riesgos tecnológicos, de recursos y empresariales, es mejor optar por herramientas especializadas dedicadas. Las siguientes son famosas por su efectividad:

• Diagrama de Ishikawa también llamado diagrama de pescado debido a su forma distintiva, y
• Matriz de riesgos.

Diagrama de Ishikawa

El diagrama de Ishikawa es una herramienta para identificar y analizar las causas de problemas y riesgos potenciales. Fue desarrollado por el Dr. Kaoru Ishikawa, un ingeniero japonés y consultor de calidad. Ishikawa fue un conocido conferencista y experto en gestión de calidad y creador de muchas otras herramientas y métodos relacionados con la calidad, como el diagrama de Pareto y el diagrama de histograma. Ishikawa trabajó principalmente en la industria, pero sus herramientas y métodos también encontraron aplicación en otros campos, incluida la gestión de proyectos.

El diagrama de Ishikawa presenta un problema en forma de un gráfico de causa y efecto, del cual se pueden extraer las causas clave del problema. Entre otras cosas, puede proporcionar una evaluación destinada a descubrir riesgos técnicos. Esto se debe a que puede identificar deficiencias o problemas potenciales relacionados con la tecnología y determinar sus causas.

Matriz de riesgos

La matriz de riesgos apareció por primera vez en la década de 1950 en la industria aeroespacial, donde se aplicó para evaluar los riesgos de seguridad de vuelo. La herramienta es popular no solo en la gestión de proyectos, sino también en negocios, ciencia o análisis de seguridad.

La matriz de riesgos permite determinar el nivel de riesgo para cada peligro asignándole un peso basado en su probabilidad de ocurrencia y efectos. Es una tabla simple en la que las filas representan los diversos riesgos y las columnas representan la probabilidad de ocurrencia e impacto.

El diagrama de la matriz de riesgos consiste en cuadrados que representan riesgos individuales. Cada peligro se asigna a uno de cuatro cuadrados que corresponden al nivel de riesgo:

• bajo,
• medio,
• alto o
• muy alto.

Los cuadrados proporcionan información sobre la probabilidad de ocurrencia y las consecuencias del riesgo. Al emplear la matriz de riesgos, el Gerente de Proyecto puede identificar qué riesgos están asociados con el proyecto y considerar qué acciones tomar para minimizarlos.

Resumen

El análisis de riesgos identifica, evalúa y responde a riesgos potenciales que podrían afectar el éxito de un proyecto. Sin embargo, la volatilidad del entorno empresarial actual hace que sea cada vez más difícil analizar y sacar conclusiones precisas. Están surgiendo nuevos tipos de riesgos relacionados con, por ejemplo, la ciberseguridad, la inflación o la disponibilidad de materias primas. Por lo tanto, vale la pena recordar que el análisis de riesgos es un proceso continuo, repetido y actualizado que tiene lugar a lo largo del proyecto.

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