Monitoreo de proyectos. ¿Qué parámetros observar? | #34 Introducción a la gestión de proyectos

Los datos del proyecto son una herramienta poderosa que los gerentes de proyecto necesitan aprender a manejar. Reunirlos es solo el comienzo. El éxito del proyecto también radica en monitorear los hallazgos relevantes y observar las relaciones entre ellos. ¿Cómo decidir entonces qué parámetros vale la pena observar? ¡Sigue leyendo para averiguarlo!

Monitoreo del proyecto – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Presupuesto – monitoreo de recursos
3. Programación – cumplimiento de plazos
4. Nivel de rendimiento – control de calidad
5. Control – rangos de parámetros
6. Resumen

Introducción

Independientemente del método de gestión aplicado en un proyecto, una de las tareas principales del gerente de proyecto a lo largo del proyecto es monitorear su progreso. Sin parámetros y criterios de evaluación claramente definidos, no se puede determinar si el proyecto avanza hacia el objetivo correcto y al ritmo adecuado. ¿Qué parámetros observar para detectar problemas potenciales lo antes posible y aprovechar las oportunidades que surjan?

Presupuesto – monitoreo de recursos

En casi todos los proyectos, el presupuesto es el parámetro observado más esencial. Por lo tanto, el gerente de proyecto debe monitorear todos los aspectos de la financiación de tareas, entre otros:

• costos laborales,
• materiales,
• software,
• compra o uso de herramientas y equipos,
• consultoría experta,
• viajes y participación en eventos de la industria.

Para monitorear los gastos, es más fácil usar software, por ejemplo, Firmbee. Así, todas las desviaciones del presupuesto establecido son inmediatamente visibles. Sin embargo, no vale la pena poner demasiado peso en un gasto excesivo único. Es mejor asumir un margen de error para los objetivos o hitos. Luego, se pueden compensar los costos más altos de una tarea con ahorros en otra área.

Los métodos de gestión de proyectos ágiles funcionan particularmente bien en la gestión flexible de presupuestos. Según el informe Pulse of Profession 2021 titulado “Más allá de la agilidad”, mantienen hasta el 64% de los proyectos dentro del marco de financiación asumido.

Programación – cumplimiento de plazos

El segundo área clave es ver si el proyecto se ajusta al plazo establecido. Aquí también, el software resulta útil ya que puedes verificar no solo el progreso del equipo en tiempo real, sino también generar informes. También vale la pena emplear técnicas probadas de gestión del tiempo.

Sobre todo, recuerda observar la relación y la interdependencia entre las tareas. Si la coordinación es importante, necesitas asegurarte de que se cumpla el plazo y que las tareas mantengan el orden correcto.

Nivel de rendimiento – control de calidad

Controlar la calidad de las tareas es algo más difícil de monitorear que el presupuesto y el cronograma de su implementación. Esto se debe a que es difícil aquí no solo por la estandarización, sino también por los criterios de evaluación inequívocos.

Al planear monitorear el nivel de rendimiento de las tareas, vale la pena distinguir entre dos parámetros utilizados en la metodología Scrum:

• Definición de terminado, y
• Criterios de aceptación

La definición de terminado se refiere a la calidad del rendimiento de una tarea, es decir, si se han cumplido todos los requisitos técnicos impuestos a ella. Los criterios de aceptación, por otro lado, son una lista de expectativas impuestas a ella por las partes interesadas.

La diferencia entre cumplir con la definición de terminado y cumplir con los criterios de aceptación se puede ilustrar con el ejemplo de una casa en construcción. Cumple con la definición de terminado cuando las paredes han sido construidas de manera suficientemente uniforme y la inversión ha sido aceptada por el gerente de construcción. Sin embargo, la casa puede no cumplir con las expectativas del constructor, quien esperaba que las paredes fueran perfectamente uniformes y que el color fuera como en el folleto.

Control – rangos de parámetros

Tan importante como monitorear parámetros específicos es determinar sus rangos, en otras palabras, responder a la pregunta, “¿Cuánta desviación de la norma debería causar preocupación?”

Debido a las diferencias en los requisitos de las organizaciones y las partes interesadas, así como a las necesidades individuales de cada proyecto, es difícil hablar de recomendaciones de desviación. Sin embargo, ya sea el 10 o el 25 por ciento, durante la planificación del proyecto es una buena idea establecer valores específicos con las partes interesadas que solo terminarán con reuniones adicionales y acciones espontáneas y caóticas.

Resumen

Monitorear un proyecto ayuda a asegurarse de que esté en camino de cumplir sus objetivos. Discutimos las áreas clave anteriormente: presupuesto, cronograma, rendimiento y rangos de parámetros.

No hay una receta simple para un conjunto de parámetros que describa óptimamente cada proyecto. Sin embargo, en la mayoría de los proyectos, la extracción eficiente de estos fundamentos permitirá que las tareas se completen a tiempo, dentro del presupuesto y al nivel requerido.

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