Una guía paso a paso sobre cómo crear y gestionar la documentación del producto | Gestión de productos #31

¿Qué es la documentación del producto?

La documentación del producto es una colección de textos, visuales y videos que describen el producto, sus funciones, la forma en que debe ser utilizado y otros detalles relevantes. El propósito principal de crear documentación es ayudar a los usuarios a entender cómo usar el producto, y especialmente sus características avanzadas.

La documentación es importante, especialmente si estás creando un producto digital que no solo servirá a los usuarios finales, sino que también se integrará con otros productos; por ejemplo, permitiéndote exportar datos a otra aplicación o utilizar una base de datos de localización o contactos.

Por ejemplo, la documentación para una herramienta de gestión de proyectos podría incluir información sobre cómo crear un nuevo proyecto, cómo agregar miembros del equipo a un proyecto y darles permiso para cambiar solo ciertas tareas, cómo asignar tareas a varias personas simultáneamente y cómo rastrear su progreso.

Elementos de la documentación del producto

La documentación del producto puede incluir:

• Manual del usuario – un documento que proporciona información sobre las características del producto, instalación, configuraciones y solución de problemas.
• Guía del usuario – un documento que explica cómo realizar diversas tareas con el producto, como cómo usar un programa de edición de fotos o cómo jugar un videojuego.
• Base de conocimientos – una colección de artículos o páginas web que responden preguntas frecuentes o proporcionan información adicional sobre un producto. Un ejemplo sería la sección “Centro de Ayuda” o “Soporte” en el sitio web. También se utiliza a menudo como fuente de información para un chatbot que asiste a los clientes.
• FAQ – una lista de preguntas frecuentes y respuestas sobre el producto. Por ejemplo, un sitio web o archivo PDF que incluye respuestas a preguntas como: “¿Cómo restablezco mi contraseña?”, “¿Cómo contacto al soporte al cliente?” o “¿Cuáles son los requisitos del sistema para el producto?”.
• Tutoriales – videos, generalmente publicados en el sitio web de la empresa o en YouTube, que demuestran cómo usar el producto o realizar ciertas tareas.
• Diagramas e infografías – representaciones gráficas de la estructura, función o proceso de un producto. Por ejemplo, un diagrama que muestra qué opciones seleccionar al configurar una API.

¿Cómo crear documentación del producto?

Entendiendo la audiencia objetivo

El primer paso para crear documentación del producto es entender la audiencia a la que se dirigirá este documento en particular. Responde las siguientes preguntas:

• ¿Quién utilizará este documento? – ¿Será un usuario primerizo o un usuario más avanzado?
• ¿En qué momento el usuario recurrirá a este documento? ¿Está buscando información general o adicional sobre las capacidades de la herramienta, o una solución a un problema específico?
• ¿Qué dispositivo estará utilizando? Si es un dispositivo móvil, ¿los videos son lo suficientemente claros?
• ¿Cuáles son sus necesidades y expectativas? ¿Preferirá el usuario ver un video dinámico o mirar un diagrama?

Una vez que entiendas a tu audiencia y sus necesidades, puedes comenzar a crear tu documentación. Por ejemplo, si tu grupo objetivo son usuarios novatos, la documentación debe ser accesible en cada paso del camino, escrita en un lenguaje simple y fácil de entender, e incluir instrucciones detalladas.

Recuerda que una documentación bien organizada no solo ayuda a los usuarios a entender el producto, sino que también ahorra tiempo que podrían haber pasado buscando respuestas a sus preguntas. Esto reduce la tasa de abandono, es decir, el porcentaje de clientes que dejan de suscribirse a un servicio.

Comunicación clara

Crear documentación efectiva del producto no solo se trata de elegir la forma adecuada de comunicación (por ejemplo, videos, visuales, base de conocimientos), sino también de escribir y comunicar de manera clara y concisa. Los principios básicos de la comunicación efectiva en la documentación del producto son los siguientes:

• Usa un lenguaje sencillo – evita el lenguaje técnico y los términos complicados. Por ejemplo, en lugar de decir “iniciar un proyecto”, puedes decir “comenzar un proyecto”.
• Sé específico – proporciona ejemplos para ayudar a los usuarios a entender cómo usar el producto. Por ejemplo, en lugar de decir “te permite agregar miembros del equipo a un proyecto”, di “agrega un miembro del equipo a un proyecto haciendo clic en el botón verde en la parte inferior de la página de gestión de proyectos” y añade una captura de pantalla con una pista visual.
• Evita la voz pasiva – la voz activa es más fácil de entender y leer. Por ejemplo, en lugar de decir “el proyecto puede ser iniciado por el gerente”, di “el gerente puede iniciar el proyecto”.

Hay muchos otros principios a seguir, pero el más importante es recordar que la documentación efectiva del producto debe ser comprensible para los usuarios y ayudarles a usar el producto de manera efectiva.

Uso de visuales en la documentación del producto

Los visuales, como imágenes, gifs, videos cortos, diagramas e infografías, pueden mejorar enormemente la comprensión de la documentación del producto. Por ejemplo, una captura de pantalla que muestre dónde se encuentra el botón “Agregar miembro del equipo” en la página puede ser muy útil para los usuarios primerizos. Al crear documentación, también utiliza encabezados claros y una fuente simple para organizar el texto.

Actualización y mantenimiento de la documentación del producto

La documentación del producto no es un documento estático. Debe actualizarse regularmente para reflejar los cambios en el producto. Las actualizaciones regulares son cruciales para que la documentación cumpla su propósito. Por ejemplo, si estás introduciendo una nueva función en tu software de gestión de productos, debes actualizar su documentación para abordarla.

Publicación y distribución de la documentación del producto

Publicar y distribuir la documentación del producto es tan importante como crearla. Debes asegurarte de que tu documentación sea fácilmente accesible para los usuarios, sin importar dónde se encuentren o qué dispositivo estén utilizando. Por ejemplo, puedes subir tu documentación del producto a tu sitio web, o enviarla directamente a los usuarios por correo electrónico.

Sistemas de gestión de documentos más destacados para gerentes de producto

Los gerentes de producto tienen muchas herramientas a su disposición que pueden ayudarles a crear y gestionar la documentación del producto. Las soluciones populares incluyen:

• Google Docs es un servicio basado en la nube para crear y editar documentos. Es una herramienta popular para los gerentes de producto porque puedes acceder a ella desde cualquier dispositivo y puede ser utilizada por varios miembros del equipo.

• Firmbee es una herramienta integral de gestión de proyectos y equipos que permite a los usuarios completar tareas desde cualquier parte del mundo en tiempo real. Los gerentes de producto pueden organizar fácilmente su trabajo y el de sus colegas, rastrear el progreso, controlar presupuestos y llevar a cabo procesos de reclutamiento.

• Notion es una aplicación de gestión de tareas y proyectos que se puede utilizar para rastrear tareas, notas y archivos. Notion es una opción popular para los gerentes de producto porque es flexible y se puede personalizar.

• Zendesk Guide es una solución de servicio al cliente que se puede utilizar para crear y compartir artículos de la base de conocimientos. Zendesk Guide es una opción popular para los gerentes de producto, ya que les permite proporcionar soporte y ayudar a los clientes a resolver sus problemas.

Resumen

Crear y gestionar la documentación del producto es una tarea a menudo subestimada. Muchos desarrolladores de productos digitales creen que un producto bien diseñado se explica por sí mismo. Sin embargo, la documentación del producto debería ser más que solo una guía del usuario.

También debería ser una herramienta que pueda ayudar a aumentar la conciencia de los clientes sobre el producto y analizar su interés en nuevas características, así como el número de vistas de artículos o explicaciones particulares. Tal análisis ayuda a las empresas a gestionar mejor sus productos y mejorar la experiencia del usuario. Por lo tanto, vale la pena el tiempo y el esfuerzo crear documentación efectiva del producto que pueda servir tanto a ti como a tus usuarios.

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